增加临床医生参与卫生服务干预措施设计的电子协同设计(eco -设计)讲习班:参与式设计方法

简介

问题描述、意义和以前的工作

参与式设计描述了与用户共同创造产品和服务的实践。联合设计方法将利益相关者作为干预计划人员和系统设计人员的同伴。联合设计方法已被证明可改善卫生服务干预措施的开发、可用性和推广[1］．联合设计方法还通过提高研究的相关性、显示高度可持续性和增加后续合作，使卫生服务研究人员受益[2］．联合设计在卫生服务应用方面有着悠久的历史。卫生保健人员最近的例子包括改善医院的姑息治疗[3.]，抗生素处方的初级保健决策支持[4]，以及基于初级保健人工智能的文档助理[5］．

传统上，合作设计工作坊都是亲自进行的[6］．这使得使用低技术或基本材料制作原型能够最大化易用性和粘性。然而，传统的协同设计是困难的。障碍包括交通、留任，以及员工不愿利用个人时间参加研讨会[7］．2019冠状病毒病大流行使其中一些障碍更加严重，因为组织启动了安全协议，有效地结束了联席会议。2019冠状病毒病(COVID-19)大流行还增加了在线会议的使用，支持对分布式工作组合作设计讲习班格式的潜在调整。

在线会议增加了难以接触到的患者利益攸关方群体的参与[8，并展示了接触经验可能不足的临床医生的潜力[9］．基于web的协同设计提供了位置上的灵活性，这解决了将人员运输到中心物理位置的障碍。时间承诺仍然是招聘和留住员工的主要障碍;即使在这次大流行之前，临床医生也很忙。然而，一种简化的协同设计方法可以克服这些与时间相关的障碍。

客观的

迫切需要调整共同设计讲习班的传统方法，包括交付、促进、材料、活动和持续时间，以增加临床医生参与卫生保健干预措施的设计[8］．我们的目标是调整共同设计的讲习班，以鼓励初级保健临床医生的参与，特别考虑到他们在大流行期间增加的工作量和安全。

应用于卫生服务问题:案例研究

在门诊护理服务(包括初级保健)中，临床医生通常为患者安排诊断测试，以调查患者症状。临床医生应该看到结果、解释结果、在需要时计划治疗方案并将结果告知患者(即使在患者离开医疗机构后才能获得检测结果)。未能跟进异常检测结果导致延误和漏诊。这些失效发生在约7%的异常实验室结果和8%的异常成像结果中[10，11］．正如国家科学院、工程院和医学院的《改善卫生保健中的诊断》报告所指出的那样，诊断测试是诊断过程中信息收集过程的关键部分[12］．未能跟进在此过程中收集的关键信息(即异常检测结果)可能导致诊断和治疗延误[13，14］．为了解决这一问题，由美国退伍军人事务部(VA)运营的医疗保健系统要求在获得检测结果后14天内将不需要采取行动的检测结果告知患者，并在7天内将需要采取行动的检测结果告知患者(根据退伍军人健康管理指令1088)。

由于若干社会技术因素，会出现检测结果未能跟进的情况[15];为改善检测结果后续跟进而提供反馈的干预措施也需要具有社会技术性[16］．我们采用了临床医生参与的方法，包括联合设计研讨会，以确定可能的干预措施，以提供反馈，以改善VA初级保健的检测结果随访。

方法

生态设计研讨会

我们的调整旨在创建传统协同设计研讨会的经济和电子(ECO)版本，允许远程(即，在他们自己的生态系统中，最大限度地减少旅行的需要)和高效(即，简短，最大限度地减少时间负担)的医生参与。我们的生态设计工作坊也可以被理解为传统合作设计工作坊的生态模式。我们模仿Reddy等人的方法[2]，其中将临床利益攸关方(药剂师)纳入了卫生服务干预措施的设计中。Reddy等人的方法[2]包含了以下6个步骤的协同设计过程的详细描述:“(1)问题识别，(2)解决方案生成，(3)收敛，(4)原型，(5)初始评估，(6)形成性评估。”我们采用了这个六步流程(图1)，以供人数有限的分布式小组使用。我们的流程调整是受COVID-19大流行对初级保健临床医生的限制所驱动的。Reddy等人发表的设计过程中影响最大的方面[2是亲自参与的联合设计研讨会。他们的过程包括6个共同设计研讨会，所有参与者都要参加。每个工作坊时长约2小时，工作坊预计安排相隔4-6周，以便分析已完成的课程及规划未来的课程[2］．在大流行期间，临床医生很少有机会参加任何类型的研究活动，持续时间超过一个小时，临床医生和研究人员被禁止非必要的旅行，任何房间的人数都有限制，与社会距离政策一致。因此，我们需要对联合设计研讨会进行调整，以使大量临床医生参加持续1小时或更少的研讨会。

‎ 把这个图

招募:设定、抽样和伦理

我们采用了强调同质性的便利抽样[17］．参与者是从得克萨斯州南部一家大型医疗中心的初级保健诊所招募的。这个部门的任何临床医生都被认为是可能的参与者。在医疗中心一位高级初级保健临床医生的协助下，通过电子邮件进行招募。我们向每位潜在参与者提供一本医学教科书作为激励。我们被允许使用一个循环会议的时间，这通常是保留给整个部门的期刊俱乐部，为合作设计研讨会。因为潜在的参与者已经被安排参加这个期刊俱乐部的会议，我们避免增加他们的日常负荷。与会者通过口头回应向主持人表示同意录音。

伦理批准

该研究获得了贝勒医学院机构审查委员会和Michael E DeBakey VA医疗中心研发委员会的快速批准(H-44363协议)。

物流:数据收集方法，仪器和技术

技术

这些研讨会是使用该医疗中心的主要视频会议软件——微软团队(Microsoft Teams)组织的。微软团队提供了时间安排提醒(通过医疗中心的日历软件Microsoft Outlook)，包括参与者在工作设备上的自动登录，提供了通过聊天空间共享文件的方法，并提供了录制研讨会音频和视频的方法。在研讨会期间，该软件还不能使用封闭字幕和自动转录。参与者可以静音或取消静音他们的相机和麦克风。签到的参与者的姓名显示在屏幕上;那些拨打电话桥的人的电话号码都显示出来了。

材料

我们为生态设计工作坊制作了一本电子工作手册。工作手册在研讨会之前通过电子邮件发送给参与者，并在会议期间发布在聊天中。工作簿的内容(多媒体附录1(A部分)的组织与研讨会议程一致，并包含每种干预类型的书面提示，以支持小组活动。这些练习册的设计是为了在参与小组讨论之前捕捉参与者的个人想法。有了练习册，参与者能够在讨论前、讨论中和讨论后独立阐述想法。聊天功能提供了收集参与者贡献的辅助方法。

虚拟的房间

为了尽量减少与会者的时间负担，讲习班在定期安排的会议时间举行。我们在一个虚拟的房间里开始了eco设计研讨会，在那里介绍了我们试图解决的问题的主题和相关的背景信息(例如，未能跟进异常的测试结果)。当研讨会进行时，Microsoft Teams的会议室功能是新的，可能对一些用户来说是不熟悉的，而对另一些用户来说是不可用的，因此我们通过创建4个额外的Microsoft Teams会议来模拟会议室，并邀请参与者离开主会议室，进入他们指定的会议室。

每个房间的参与者被要求进行我们从问题领域的文献中开发的3种反馈干预措施中的一种[18-22］．为了我们的项目目的，我们将这三种干预类型分别标记为:“社交”(即为主管的对话指南)、“技术”(即电子数据仪表盘)和“社会技术”(即电子邮件信息或模板)。独立的房间能够同时集中探索所有干预类型，并鼓励小小组的参与[8］．

生态设计工作坊的研究团队及角色

研讨会由一个多学科研究团队推动，其成员都拥有相关领域的高级学位:管理、政策和社区卫生博士学位(美国)、认知心理学博士学位(ANDM)、社会工作博士学位(TDG)、强调人机交互的工业工程博士学位(AS)、信息学博士学位(HP)和健康促进和健康教育公共卫生硕士学位(ADO)。共有9名团队成员，每个会议室有2名成员(如1名主持人和1名记录员)和1名在主会议室协助参与者的人员。

沟通

通过团队成员的手机发送群发短信对研讨会的成功至关重要，因为该技术不支持跨会议室交流。通过短信，确保每个房间的领导在规定的时间内完成所有部分的工作。

车间部分(图2)的时间安排如下:欢迎和同意(3分钟)、问题识别和确认(4分钟)、解决方案生成和收敛(13分钟)、原型设计(35分钟)和汇报(5分钟)。在工作坊期间，导演员朗读附有注释的幻灯片(多媒体附录1(B部分)。参与者被鼓励打开他们的相机，但这不是必须的。首先，一位主持人(AS)介绍了研究团队的成员，描述了研究的目的和生态设计工作坊的目标。其次，在主会议和分会议上录制音频和视频征求口头同意。第三，从参会者名单中，我们按姓氏将参会者分配到四个工作坊。在Microsoft Teams的聊天窗口中发布到四个分组房间的超链接后，我们指示参与者进入分配给他们姓氏的分组会话。每个分组会议被分配到社会、技术或社会技术干预。每个分组会议都由一位具有研究访谈经验的合著者(AS、TDG、US和HP)负责。每个会议的第二名主持人开始录音和屏幕记录，做笔记，并监控聊天内容。两个辅助器在会话的不同位置共享他们的屏幕，以显示注释，并支持查看、注释和操作原型。另一名团队成员留在主会议室，帮助与会者解决技术问题，并提示每个房间的团队成员何时转入下一个主题或结束会议(ANDM)。

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在每个虚拟房间中，会话以以下提示开始:

想想这个:你的主管走进你的办公室说，“你的一些病人有异常的检测结果，没有后续记录。你需要解决这些延迟问题。”你最初的反应是什么?

参与者被要求对他们练习册上的这个提示做出回应。接下来，参与者被要求使用指定的模式(图2；表1)．一个房间分配给仪表板可视化(由AS负责)，另一个房间分配给会话指南(由TDG负责)，其余两个房间分配给电子邮件模板(由US和HP负责)。工作手册支持参与eco设计研讨会的各个阶段、步骤和任务。

然后，在分组会议中，参与者被要求回顾与许多患者的汇总数据演示和单个患者的数据演示相对应的表的内容。我们在研讨会开始前准备了这些桌子。在这两个部分中，鼓励参与者添加、删除或重组数据，以帮助理解和促进适当的行动(多媒体附录1一部分,C)。

在研讨会结束时，参与者被要求将他们完成的工作簿通过Microsoft Teams发送给会议室协调员或通过电子邮件发送给研究协调员。最后，在被要求与导师分享完成的练习册后，参与者被解散。主研讨会和分组会议的录音在这里停止，并使用Microsoft Teams进行处理。工作簿和录音被安全地存储在一个访问控制的网络文件服务器上。

车间评价与分析

在eco设计工作坊结束后的2天，团队进行了汇报。会议通过微软团队进行，持续1小时。议程项目包括关于后勤改进的想法(例如，什么进展顺利，参与者参与程度如何，方法的一些弱点，以及我们可以在哪里改进方法)，主要主题和想法，根据讨论室汇报细节，对数据的初步想法，以及团队下一步的步骤。会议期间做了笔记，并与研究团队分享。

结果

参与者

我们得到了49人的名字(其中1人后来被确定为非临床医生，并被排除在外)。共有28名临床医生响应了我们的邀请，所有28人都参加了研讨会。我们将8人分配到仪表板干预工作坊，5人分配到对话指导干预工作坊(包括非临床医生)，6人和10人分别分配到第一和第二电子邮件工作坊。讲习班于2021年1月举行。

结果

图3展示平行工作坊的生态设计范例。参加技术干预工作坊的人士展示了一个数据仪表盘(图3A)，而在一个社会技术干预讲习班的参与者提出了主管的电子邮件信息的内容(图3B).在另一个社会技术干预讲习班中，参与者通过第二个促进者间接地在表格上做了标记(图3C)。

‎ 把这个图

生态设计工作坊提供的数据和构件类似于传统的协同设计工作坊。我们能够执行传统的分析和下一步的步骤，导致共情图的开发(即，临床医生利益相关者的图形描述)。研讨会还提供了不同逼真度的用户界面原型。社会技术干预和社会干预讲习班为电子邮件和脚本模板的高保真原型做出了贡献。技术干预研讨会归功于一个中等逼真度的仪表盘原型。

任务报告和评估

生态设计工作坊结束后，我们召开了一个汇报会。在会议中，我们讨论了改进后勤的想法，例如分配一个专门的人来解决Microsoft Teams的故障，确保参与者使用组织的当前版本的Microsoft Teams，帮助参与者及时加入分配的休息室，以及在研讨会开始时添加快速介绍。大多数与会者在研讨会期间没有使用他们的相机，我们同意在下次研讨会上解决这个问题。但是，在汇报会议上没有达成具体的解决办法。有些参与者比其他人更积极，要么大声说话，要么参与聊天，要么两者兼而有之。最后，只有5名参与者归还了eco设计工作坊的工作手册，平均有3.6个问题得到完整回答;因此，需要找到一种确保完成和及时收到工作簿的方法。

我们确定了与促进相关的几个挑战。在传统的研讨会中，对所有参与者的简单介绍，可以选择一个打破僵局的活动，可以帮助参与者建立彼此的优势。由于时间限制，我们省略了这一步。然而，大多数临床医生是作为同事认识彼此的。通过询问每个参与者的想法和建议，而不是等着被调查者插话回答的方式来调节会议，可能会鼓励更广泛的参与。我们无法看到当我们继续播放幻灯片时，参与者是否在填写工作簿;未来的研讨会应定期提醒与会者在整个研讨会期间填写他们的工作手册。未来，我们计划加入数字白板或实时投票等工具，以验证或鼓励个人和团体参与。

未来生态设计工作坊的建议

表2总结我们的意见和相应的建议。

讨论

总结

这是与初级保健临床医生探讨基于网络的参与式设计的首批发表的研究之一。在初级保健中开展设计讲习班的有效方法对于解决从护理协调延迟到临床医生倦怠等持续的初级保健问题和优先事项非常重要[24］．当COVID-19大流行限制了临床医生对参与式设计的参与时，我们将传统的面对面联合设计研讨会调整为基于网络的交付，并将联合设计研讨会系列调整为适合1小时的单一会议。实施eco设计研讨会方法，临床医生共同开发了3种不同类型的反馈干预措施。我们的结果证明了eco设计工作坊的可行性，并描述了未来与临床医生的eco设计工作坊的基本考虑。

经验教训

类似于在其他情境或领域进行的基于网页的参与式设计系列(例如，[8，25])，我们发现了与招聘、软件和便利相关的优点、缺点和改进机会。我们的一些发现与特定的研讨会或干预措施有关，而另一些发现则更普遍适用。此外，与临床医生合作唤起了卫生保健环境中独特的考虑因素。

生态设计形式可能会吸引更多的参与者。接受在线会议邀请的便捷性可能有助于招聘。由于医疗保健机构的政策，提供给临床医生的奖励是有限的，不具有吸引力，即使是对于紧凑的在线研讨会。我们可以提供书籍，但不能提供金钱和食物。应该考虑替代方案。在研讨会期间，我们注意到技术、干预措施和临床医生特征对参与的不同影响。

参与者能够轻松地操纵、编辑或展示原型想法的能力是必不可少的。我们的基于网络的平台对临床医生来说比预期的更具挑战性，这是未来eco设计研讨会需要考虑的主要权衡。在研讨会中添加协作软件将为参与者提供更多操作原型的机会。然而，它也有潜在的缺点，包括额外的成本、学习曲线或对新软件的熟悉程度，以及软件程序之间窗口切换的增加。在医疗保健环境中，额外的安全考虑包括信息安全和由于隐私问题而对软件的相关批准。

在不同的讲习班和干预类型中，参与和促进不同。在技术(如仪表板)和社会技术(如电子邮件模板)干预讲习班中，我们见证了最积极的参与。尽管软件有局限性，但直接操纵屏幕上的元素似乎鼓励了参与。相比之下，我们观察到，在社交(即对话指导)干预工作坊中，参与者的参与度或参与度较低，而这可能是最能唤起情感的。临床医生讨论了与其他困难的专业对话的相似之处。我们无法确定参与者的位置或物理环境(例如，家庭办公室、团队工作室或诊所)。即使会议是在线的，重要的是与会者处于安全、可信的物理和虚拟环境中，以更好地支持这些类型的活动。

最后，我们发现一个10人的小组对于小的小组讨论和活动来说太大了，尤其是一个小时的会议。没有足够的时间让每个人都有机会发表评论(尽管有些与会者宁愿不发表评论)。考虑到登录和观察的简单性，与跨上下文的传统格式相比，在线会议的参与度可能会降低。临床医生的参与与预期一致。尽管一些临床医生主要发言，但其他人使用聊天功能为研讨会做贡献。临床医生之间建立的关系和专业知识有助于促进，因为参与者明确要求特定的同事就某些主题发言。

总体而言，生态设计工作坊展示了一种替代传统合作设计工作坊的经济方式。具体来说，我们能够最大限度地减少参与者和研究人员的医生时间负担和交通费用。为了最大化参与水平和低技术或物理工具的操作，当参与者被安排在一起且技术有限时，传统的协同设计研讨会可能仍然是首选。尽管如此，生态设计工作坊可以作为传统合作设计工作坊的补充。因此，我们推荐生态设计或混合协同设计工作坊，以增加来自多个地点和机构的参与者的效益和成本效益(包括时间成本)。

局限性和未来的工作

所有参与者都来自单一卫生保健机构的单一站点，并且是同一期刊俱乐部的成员。尽管期刊俱乐部的使用使研讨会的召开不会增加初级保健临床医生的日程安排，但这可能会引入选择偏差。在我们参与式设计过程的下一阶段，我们将包括来自其他站点的初级保健临床医生。而且，在我们的工作坊中，有些人比其他人参与得多;然而，这很可能发生在传统的合作设计研讨会上，也应该以同样的方式处理(即在会议中向安静的人提问)。未来的研讨会可能包括游戏化，以提高参与度。激发每个人的参与是很困难的，有些人可能因为要同时处理多项任务而不能完全参加研讨会。

我们只测试了一个视频会议软件平台。其他可能有助于小组或协作编辑的软件(例如，数字白板)在该组织中还没有，或者会产生额外的成本。未来的研究可以用其他视频会议软件进行生态设计研讨会，并比较结果和经验。

在COVID-19大流行期间，传统研究设计的某些方面是不可行的。大流行的限制和临床医生工作量的增加禁止额外的数据收集或评价(例如，与传统讲习班或讲习班后参与者调查进行比较评价)。未来的研究应落实上述各方面，为下一次生态设计研讨会提供信息。

结论

eco设计研讨会使初级保健临床医生能够参与多种干预措施的设计过程，以获得有关检测结果管理的反馈。我们的调整提供了数据和构件，在初级保健医生的时间限制和COVID-19大流行带来的安全协议的限制下，支持参与式设计过程。从我们适应的合作设计研讨会，我们能够为每种干预类型开发一个原型。因此，生态设计工作坊是替代传统的亲临合作设计工作坊的可行方案。