采用、使用和影响电子订舱的私人医疗实践:混合方法的评估在加拿大两年的展示项目

介绍

效率的关键之一,生产力和盈利能力在私人医疗实践与预约调度系统。任命总经理私人医疗实践和门诊设置是一个复杂的过程。一个频繁许多诊所与所面临的问题(不出席1]。根据各种研究,错过了预约(也称为“旷课”)代表近10%的所有医疗预约(2,3]。有许多间接的影响与错过预约的供应商,员工,和病人自己。例如,旷课会导致生产率较低的家庭医生和员工(4]。更重要的是,错过了约会增加整体等待时间所有的病人,可能导致额外的风险他们的健康状况3]。

可以找到各种策略来减少约会错过在现存的文献5]。一个经常提到的方法就是超负荷运转,包括预约预订超过实践实际上是能够适应(6]。虽然这种策略可能有效的员工从使用的角度来看,它通常创建一个很大的不满对于病人和医护人员(7]。另一种方法涉及到提醒,发送以不同的方式,如通过邮件、电话(自动化),电子邮件,短信。这些都是为了减少病人忘记他们约会的风险。几项研究已经比较了影响各种沟通方法发送提醒。例如,亨德森(3)观察减少错过了预约电话或邮寄提醒使用时,特别是当这些提醒了前几天预约日期。其他人已经观察到短信提醒其他类型一样有效(8- - - - - -10]。

另一个策略是称为高级访问调度(11,12]。这包括保留预约时间为当天预约,而不是预订提前几个月预约时间。换句话说,医生通常使用先进的访问调度减少prescheduled访问,离开大部分日常开放当天访问。prescheduled和开放之间的混合约会通常是由医学实践独特的供需平衡赴约。研究表明,高级访问调度可以提供很多益处,包括病人的满意度增加,供应商,和工作人员(13少),错过了预约(14,15),以及提高生产率在卫生保健专业人员(13]。

电子订舱系统,允许病人安排和管理他们的在线医疗预约,也被部署到简化医疗实践和门诊预约管理设置(16,17]。相比只有7%的加拿大家庭医生(30%在美国,51%在挪威)提供这样的访问(2012年18),2013年90%的受访加拿大人说,如果功能是可用的,他们很可能会预约电子卫生保健提供者(19]。受访者也居三大电子订舱最有用的在线消费者的健康服务,仅次于电子处方在线更新和查看他们的实验室结果。目前说,当被问及他们是否能与他们的家庭医生预约电子化,只有5%的人回答说,他们可以。

为了更好地支持临床医生寻求向病人提供一个电子订舱服务,加拿大健康Infoway,联邦政府资助的,非营利组织负责加速在加拿大健康信息技术的发展,最近推出了电子订舱计划合格注册医生的私人医疗实践。这个项目提供了资金支持,以帮助抵消与电子订舱系统采集相关的成本和实现。加拿大卫生Infoway还投资于一个展示项目涉及6个私人诊所位于魁北克,加拿大。本研究追求的三个目标符合这个多点项目:(1)测量采用(病人和医生登记的数量)和使用(网上的时间槽数、在线预约)电子订舱系统的每个诊所在两年的时间里,也就是说,2012年1月至2013年12月;(2)评估患者的认知关于电子订舱系统的特点和好处;和(3)测量的影响系统使用的数量错过了在每个参与诊所预约。证据有效的技术解决方案来简化任命调度过程和提高出勤率在初级保健和门诊设置缺乏。事实上,很少有实证研究(20.)采用调查、使用和电子订舱系统私人医疗实践的有效性。因此,本研究试图填补这个空白。

方法

电子订舱系统和网站

的医生直接软件应用程序(DoctorDirect.com)部署这个展示项目的一部分。这个应用程序包含一个安全的门户网站,使病人能够访问他们的医生的安排一天24小时,一周7天预约,最适合他们的援助没有秘书。电子邮件提醒,以及电话提醒(自动消息),发送到病人2天前预约。病人可以在网上确认或取消约会。这个解决方案被选中,是因为它的互操作性和使用最广泛的电子病历(EMR)系统(泰勒斯Kinlogix医疗、健康)在医学实践在魁北克21]。医疗实践,参加这个项目(见表1)是由加拿大健康Infoway;他们选择的多样性主要是因为配置文件提供的卫生保健服务和客户端。缩写词被用来保护匿名参与的诊所。决定,每个医疗实践会采取营销策略促进e-appointment系统与它的客户。如图所示后,每个医疗实践的推广战略是基于病人的社会人口特征和舒适的技术水平,以及推广的首选方法确定的管理在每个站点上。医疗实践没有收到任何财政激励措施,鼓励参与这个展示项目。

数据收集和分析

采用混合方法的方法。首先,电子订舱系统的监控采用和使用2年的观察期,IT解决方案的供应商给我们安全访问系统的数据库。这允许我们从电子订舱系统中提取原始使用数据在使用每个六个医疗实践。这些数据被导入到Excel文件,用于生产几个图(见结果部分)。符合我们的第二个目标,一个基于网络的问卷调查在2013年的春天。的4338名患者参加电子订舱系统的研究中,1032(23.79%)同意被研究小组联系。准备调查问卷,在法语和英语,在网上发布使用Qualtrics软件和电子邮件邀请参加这项研究是发送到所有潜在的受访者。一个星期后,电子邮件提醒人们被送到所有的目标受访者。下一节所示,使用各种描述性统计数据分析(意味着,标准差)和测试(皮尔逊卡方检验,学生的t测试)和偏最小二乘法(PLS)多元回归测试。

我们的第三个和最后一个目标是评估使用电子订舱系统的影响的数量错过了约会。为此,我们开始通过分析数据从诊所,而最约会网上记录从1月1日,2012年到2013年12月31日。我们编制离线预约的数量(通过秘书),网上预约的数量,和错过了预约的数量(离线和在线)从2012年1月至2013年11月。一个统计t测试分析使我们测量的影响电子订舱系统的数量错过了约会。数据被收集在其他四个医疗诊所(B, C, D, E)从他们的电子订舱系统的数据库。数据为12个月(2012年12月至2013年11月)进行了分析,从在线约会的体积足够高来执行所需的分析。数据从诊所F没有分析自卷的在线约会过低。使用学生的数据进行了分析t测试。

伦理批准本研究从研究伦理委员会获得HEC蒙特利尔2013年3月。

结果

采用和使用电子订舱系统

中给出的数据图1登记过的六个医疗实践表明,8296名患者医生直接。这是10.00%(3793/37,936)和12.00%(4503/37,524)活跃的患者在所有六个诊所在2012年和2013年,分别。五个六个诊所招募了1600名新注册者,平均而言,从他们部署电子订舱系统到2013年底。诊所F,更难招募患者使用该系统,只有250名患者在2013年底注册。根据负责项目,各种技术问题(例如,任命确认不发送,时段提供给超过一个病人),主要发生在2012年,代表了这个网站的加重因素。

在2012年底,有34个医生使用该系统在六个诊所共有50可能许可证(68%)。12个月后,47个许可证(94%)被使用的有针对性的医生。系统用的,医生做了网上的时段从23201年的2012人增加到43101年的2013人,增长46%。所示图2病人,医疗预约在线预订的数量增长了32%,从5490年的2012增加到8063年的2013,网上预约的数量到13553年。这代表的每五个时段分配给在线预约系统。最后,注册病人平均1.6在线约会的时间他们进入系统,直到12月31日,2013年。

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调查的患者进入电子订舱系统

共有228名完成问卷收到3月29日和4月3日之间。正如上面提到的,提醒人们信被送到所有的目标受访者4月4日。这提醒帮助检索额外的147份问卷。最终的反应率为36.34%(375/1032),这被认为是令人满意的(22]。问卷调查中,71年由于缺失的数据必须被丢弃。最后的样本由304份问卷,其中包括194后提醒和110年前提醒。没有统计上的显著差异之间的早期和晚期受访者对所有属性,反应偏差(不太可能23]。

所示表2,受访者的示例包括两大类:患者已经至少有一个约会在线自参加电子订舱系统(n = 241),还没有预约的病人使用系统(n = 63)。结果显示两组相似,性别、年龄和教育水平。所包含的样本和所有年龄组的女性比男性更表示,尽管个人50到59岁的主组的受访者表示。五人中有四人都有一个大学文凭或大学学位,这显示了一个高水平的教育。

我们开始通过询问病人还没有预订预约在线(n = 63)他们不这样做的原因。最主要的原因是他们没有需要安排医生的预约登记时和研究期间之间(n = 24)。然而,超过三分之一的吸毒者(33%,21/63)表示,他们曾试图安排一个约会,但不能这样做,因为没有时间用于他们的医生。技术问题在他们第一次尝试不只有14人。值得一提的是,系统用户友好性和安全似乎没有系统用的主要障碍。我们还问这个亚群体的病人,他们打算安排他们的未来医学在线预约。约85%(54/63)作出了积极回应。

然后我们将我们的注意力转向病人预约至少一个医疗预约在线使用医生直接(n = 241)。系统用户的大部分(56.0%,135/241)只订了一个网上约会,而四分之一(24.0%)已经订了两个约会,20.0%已经订了三个或更多。绝大多数(83.0%,200/241)使用系统来管理他们自己的医疗预约,而只有17.0%(41/241)安排亲属用它来的书。所示表3e-appointment系统,用户称很满意(平均规模为4.2 5),认为该系统非常用户友好的(4.3/5),和有一个公司打算继续使用它在未来(4.5/5)。

进一步研究激励的因素病人继续使用e-appointment系统在未来,我们测试了一个研究模型来源于Bhattacherjee[的作品24和香港等25在信息系统中延续。所示图3,我们的模型表明,个人的意愿继续使用一个基于计算机的系统主要是受到他或她向系统的满意程度。反过来,用户的满意是最初的预期的影响程度对系统是由两个因素的确认以及TAM(技术接受模型)提出的戴维斯(26),即系统的易用性和系统的实用性。在香港等(25),我们的模型还提议直接TAM构造和因变量之间的联系。调查工具,提出了多媒体附录1。措施的可靠性与效度决定。发现在表3表明,所有的措施,没有例外,满足或超越.70阈值统计学意义(27]。这个表还演示了变量的有效性包括在我们的研究模型。特别是,我们发现方差的平方根共享每个变量及其各自的项目大于inter-correlations之间的变量。

请回归分析测试链接在我们的模型中。我们的研究结果支持所有关系,除了系统的易用性和延续的意图之间的关系。它会因此出现,系统用户友好性对因变量有间接影响通过其直接影响用户满意度。最重要的是,我们的研究结果强调“期望确认”变量的重要性,正如预期的那样,TAM强烈相关因素和用户满意度。这个结果显示管理用户最初预期的重要性,确保他们不失望当他们第一次尝试使用这个系统。

接下来,表4表明,三种福利被认为由系统用户:调度的灵活性,节省了时间,自动提醒,防止忘记约会。

关于市场营销或促销策略中实现每一个医疗诊所,我们要求所有受访者(n = 304)来表示所带领他们参加电子订舱系统。所示表5,其中一半提到他们了,因为秘书推荐在之前访问了诊所。的五个病人签署的互联网门户网站推荐的医生,和大约15%是灵感来自诊所的语音信箱和标签上的信息在医疗诊所的网站。宣传册和海报宣传门户诊所的候诊室似乎对入学率几乎没有影响,因为他们被仅有6%的受访者提到。在医疗实践中发现无显著统计学差异。

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影响电子订舱的数量错过了约会

我们的第三个和最后一个目标是评估的影响电子订舱系统的数量错过了约会。正如上面介绍的那样,我们开始通过分析诊所的数据。结果所示图4表明每个月错过了约会的百分比从3.4%变化到11%,平均6.5%。然而,当我们把约会网上(通过病人自己)与离线,我们注意到一个大数量的差异错过了约会。在线预约,错过了不同的比例从0.6%提高到4.3%,平均2.1%。考虑任命了在传统的方式中,错过了预约代表总数的4.1%到12.6%,平均7.6%。两组之间的差异(离线和在线)而言,错过了预约的数量是统计学意义(t= 8.8;P<措施)。

类似的结果被来自其他四个医疗实践12个月观察一段时间从2012年12月到2013年11月:诊所B (t= 6.3;P< C(措施),诊所t= 5.8;P<措施),诊所D (t= 4.0;P< .005)和诊所E (t= 2.2;P< . 05)。

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讨论

主要研究结果

总体而言,病人这个展示项目的目标电子订舱系统中显示出日益增长的兴趣随着用户数量的稳步增长。推广策略,对专业招生的人数影响最大的是口头的推荐一个秘书,在较小程度上,从主治医生。绝大多数的用户说,他们欣赏的系统,因为他们发现,他们来自用户友好和好处,这可以看到在不断增多的任命在二年内在线。三个主要类别的好处被患者认为,即调度的灵活性,节省了时间,自动提醒,防止忘记约会。研究结果也显示,时段开放的医生的数量也增长月复一月,这代表了一个关键的成功因素(16]。事实上,这些受访者曾试图安排一个约会,但不能这样做,因为没有时间槽可供他们的医生是在那些无意在未来继续使用电子订舱。最后,按照之前的发现(20.),我们的研究表明,使用一个电子订舱系统可以显著减少旷课或错过了约会。

尽管以上提供的令人鼓舞的结果,一些医生还犹豫时段网上。原因之一我们的受访者是引用的相关事实有不同类型的医疗预约(如常规年度检查、产前检查、外科后续),长度不同。在项目过程中,探讨了这个约束的策略是在回应:开发的弹出式菜单的发展。这样的菜单作为过滤器,通过结构化的问题(例如,病人的第一个约会:是的/不,诊断需要后续,等),导致患者选择正确的类型的任命,也就是说,一个正确的时间。除了这个解决方案,我们相信更好的电子订舱系统的集成到EMR系统所使用的每个诊所可以促进时段的分配时间槽的类型适应每个病人的健康状况。最后,重要的是要管理医生的预期。如果医生没有释放足够多的时段在线预约,患者可能失去兴趣,停止使用该系统。设定现实的目标通过仔细瞄准的百分比时段提供在线和/或从特定类型的约会(例如,疫苗接种诊所或短,定期复诊)可能会鼓励逐步过渡到日常系统用。

关于促销策略,秘书和医生必须继续鼓励病人使用电子订舱系统,尤其是这样使用会导致错过了预约大幅下降。看来重要的强调系统用的好处:使任命的灵活性,节省时间,和自动提醒,防止病人忘记他们的约会,而不是系统的特性,如它的用户友好性、安全性和可靠性。另一个建议是将定期提醒病人进入系统,这样他们不会忘记,有参加。这些提醒应该清楚地呈现如何恢复被遗忘的用户代码和密码。防止这些消息被视为垃圾邮件和忽视,它们可以结合一般信息旨在使病人更加负责他们的健康或公共卫生信息。

限制

这项研究的结果的解释必须谨慎,由于其固有的局限性。首先,我们注意到小范围的展示项目。未来的研究应该试着验证我们的发现在大量的医学实践和上下文。我们也认识到通常的约束和泛化的局限性与横断面调查(22]。接下来,重要的是要提到,关于泛化,我们的调查是有限的,当我们无法估计的特点,参考人口。这是一个直接后果的使用,作为一个招聘策略,自愿完成在线问卷。重要的是,我们分析了中等和调查数据与一个电子订舱系统,必然有其自己的特点。因此,我们的研究结果必须被复制与其他电子订舱平台。最后,这也将是有趣的与实际用户进行深度访谈(包括病人和医生)电子订舱系统,以获得更丰富的见解通过调查问卷获得的数据。

结论

简而言之,本研究的主要目的是评估感知和实际结果后一个电子订舱系统的部署在加拿大六个医疗实践。我们的结果表明,电子订舱系统似乎是病人和医生的一个双赢的解决方案。首先,病人欣赏使用这样的一个系统由于其灵活性和使用可以节省时间。此外,我们的分析表明,系统的自动提醒帮助显著减少错过了约会,一个瘟疫几个医疗实践的问题。我们鼓励卫生信息学研究人员复制和扩展我们的工作在其他初级保健设置为了测试我们的研究结果的普遍性。